In questo articolo parleremo di come leggere un capitolato descrittivo e cosa verificare prima di firmare un preventivo.

Nel momento in cui vi rivolgete ad un professionista o ad un allestitore, alla fine del processo creativo e della trattativa economica, quello che vi chiederanno sarà di firmare un preventivo, un capitolato.

Teoricamente progetto e capitolato descrittivo dovrebbero corrispondere, ma capita sempre più spesso che non sia così.

Fino ad ora avete guardato un progetto e avete verificato quello. Nel momento in cui vi chiederanno di firmare un capitolato descrittivo e preventivo, quello che conterà, sarà il capitolato. Per questo motivo sarà molto importante verificare voce per voce che tutto quello che voi considerate compreso nel progetto sia compreso anche nel preventivo.

In questo articolo analizzeremo tutti gli elementi che fanno parte del capitolato, cosa verificare e a che cosa prestare maggiore attenzione.

Le macro voci che compongono il capitolato descrittivo normalmente sono:

  • Oggetto
  • Elenco forniture
  • Totale
  • Voci escluse

Vediamole nel dettaglio:

Capitolato descrittivo – L’oggetto

L’oggetto di solito specifica il nome del cliente, il nome della fiera, la data della fiera, il luogo in cui si svolgerà la fiera e specifica se lo stand è a noleggio o in vendita.

 Il noleggio o vendita è specificato nell’oggetto solo quando tutto lo stand è a noleggio o in vendita.

Normalmente gli stand, anche se sono totalmente personalizzati, vengono considerati a noleggio in quanto è una formula che svincola l’allestitore dall’obbligo di immagazzinare tutto lo stand. Se sapete che dovrete montare lo stesso stand in altre manifestazioni, fatelo presente all’allestitore. Fare un contratto per diverse manifestazioni rimontando lo stesso stand porterà ad avere un notevole risparmio.

Se avete concordato con l’allestitore un contratto di vendita perché sapete che lo stesso stand andrà rimontato in altre manifestazioni vi consiglio di concordare in anticipo i prezzi di magazzinaggio ed i costi di ripristino dello stesso materiale fiera per fiera.

Capitolato descrittivo – Elenco forniture

L’elenco delle forniture specifica beni e servizi che verranno forniti con lo stand.

Per quanto sia un lavoro lungo e noioso sarà molto importante verificare questo elenco. Sarà molto importante verificare che tutto quello che c’è nel progetto che avete concordato in precedenza sia inserito in questo elenco. Questo è uno dei lavori che io abitualmente faccio per i miei clienti.

Un’altra informazione molto importante che trovate nell’elenco forniture è quali sono gli elementi a noleggio e in vendita. Normalmente in vendita troverete gli elementi fatti su misura per il vostro stand e saranno di vostra proprietà, altri elementi standard saranno a noleggio.

Tra le forniture a noleggio troveremo la padana, gli arredi, l’impianto elettrico e gli audiovisivi.

In vendita avremo per esempio gli espositori realizzati su progetto e la grafica.

Un ultima voce specifica le prestazioni d’opera che sono il trasporto, di andata e ritorno, il montaggio lo smontaggio ed il magazzinaggio.

Totale complessivo

Sulla voce totale c’è poco da dire tranne il fatto che normalmente si intende iva esclusa come d’altronde per tutti i preventivi tra aziende.

Attenzione, il capitolato non è finito. Vediamo le voci escluse a cui prestare particolare attenzione.

Voci escluse

Per voci escluse si intende ovviamente tutto quanto non è compreso nel preventivo.

Analizziamole voce per voce:

  • IVA
  • La grafica – Motivata nel momento in cui non è stata ancora definita del tutto.
  • Gli appendimenti a soffitto fiera – In quanto sono da richiedere a da pagare direttamente alla fiera.
  • Quant’altro non espressamente menzionato – Per questo motivo, come già detto sarà importante verificare le voci sopra.

Fino a questo punto abbiamo visto quelle che sono normalmente le voci escluse. Ora vedremo altre voci che invece potrebbero creare alcuni problemi:

  • Movimentazione materiali presso i nostri magazzini – Questa voce in realtà non ha nessuna motivazione in quanto, nel momento in cui un allestitore vi fa un preventivo, sa se deve fare delle movimentazioni all’interno della propria azienda e ha la possibilità di esporvi il costo.
  • Magazzinaggio bancali presso la fiera – In questo caso, se si tratta dei vostri bancali è una voce che potrebbe avere un senso ma se si tratta dei bancali dell’allestitore conviene parlarne in quanto non è detto che questa voce sia di vostra competenza.
  • Noleggio muletti in fiera – Questa voce dovrebbe farvi suonare un campanello d’allarme in quanto è una voce che normalmente è di pertinenza dell’allestitore. Bisogna dire, per contro, che ci sono alcune fiere che obbligano gli allestitori ad utilizzare i propri muletti esponendo costi davvero alti ed alcune volte non quantificabili prima del montaggio.

Abbiamo detto quasi tutto…

Un’ultima cosa molto importante che vi posso consigliare è di pensare bene a tutto quello che vi potrebbe servire in fiera prima di firmare il preventivo. Richiedere qualche arredo in più prima della firma sarà certamente possibile senza costi aggiuntivi, dopo la forma potrebbe essere causa di extracosti.

Rimango a disposizione per qualsiasi domanda specifica.

Se volte prendere spunti dai miei progetti già realizzati visitate l’area Progetti.